Je bedrijf automatiseren – richt je bedrijf slim in met 10 tips

door | dec 10, 2020

Je bedrijf automatiseren en standaardiseren zijn waarschijnlijk grote wensen van een flink aantal ondernemers. Je wilt beter en efficiënter kunnen werken zodat je de tijd overhoudt om het werk te kunnen doen waar je echt goed in bent en je echt leuk vindt. Het liefst doe je zo min mogelijk saai en repetitief werk.

Goed nieuws: je kunt aardig wat processen automatiseren! Voor vele taken, zeker als ze eenvoudig te herhalen zijn, bestaan er tools om dit uit handen te nemen. Eenmalig goed instellen en je hoeft er niet meer naar om te kijken. Ideaal! 

Maar waar begin je? Waarom zou je je bedrijf automatiseren? Hoe bepaal je wat je kunt automatiseren? Allemaal vragen die ik in deze blog beantwoord en ik geef je ook nog 10 tips!

 

Waarom bedrijfsprocessen automatiseren?

Misschien heb je al de knoop doorgehakt om je bedrijf te gaan automatiseren, maar misschien ook niet. De belangrijkste voordelen van het automatiseren en standaardiseren van je bedrijf zijn:

Het helpt kosten te besparen. Doordat bepaalde processen automatisch verlopen heb je eenvoudig inzicht en scheelt het veel tijd. Aangezien tijd geld is en je zonder handmatig werk inzicht hebt in de processen en resultaten hiervan kan dat veel geld schelen.

Het geeft structuur aan je bedrijf. Doordat de processen automatisch verlopen kan er veel efficiënter gewerkt worden. Daarnaast verklein je de kans op fouten.

Het zorgt ervoor dat je productiever kunt (samen)werken. Je hoeft niet meer te wachten totdat een collega een taak heeft afgerond of je hoeft zelf geen repetitief werk meer te doen. Als bonus kun je je zo focussen op taken die je leuker vindt om te doen!

Het zorgt voor continuïteit. Automatische processen blijven doorlopen zolang ze zo staan ingesteld. Je moet er uiteraard af en toe even naar kijken om te controleren of alles nog goed staat, maar je bent niet meer afhankelijk van jouw of andermans tijd voor de taken.

 

Bepalen wat je kunt automatiseren

Het liefst zou je natuurlijk alles automatiseren, maar dat kan helaas niet. Bij veel werkzaamheden komt er toch nog handwerk aan te pas. Maar gelukkig zijn er genoeg taken die je wel kunt automatiseren!

Taken die je vaak herhaalt
Wat zijn taken die je vaak doet, bijvoorbeeld elke week, dag of maand? En is het een standaardtaak die je 1-op-1 over kunt nemen zoals het versturen van facturen, afspraken maken met klanten, social media posts maken? In dat geval is het waardevol om naar een tool te zoeken waarmee je dit kunt standaardiseren en automatiseren.

Simpele taken die je kunt batchen
Wat zijn taken die je eenvoudig in 1 keer kunt maken en vervolgens automatiseren? Denk bijvoorbeeld aan het versturen van facturen of het inplannen van social media posts. Plan een moment om als je social media posts voor de komende weken te schrijven en gebruik vervolgens een planningtool om ze klaar te zetten. Op die manier hoef je er niet meer naar om te kijken. Automatiseren betekent dus niet dat je al het werk uit handen kunt nemen, maar door de simpele taken in 1 keer in batch te maken en vervolgens gebruik te maken van automatisering scheelt het je toch veel mentale ruimte!

Simpele taken die je makkelijk kunt automatiseren
Er zijn genoeg taken te bedenken die je eenvoudig kunt automatiseren, bijvoorbeeld het opvolgen van dingen. Denk daarbij aan een factuur met een vervaldatum. Als je je factuur in een programma hebt gemaakt kan je instellen dat het programma een herinnering stuurt van de factuur zodra de vervaldatum is geweest en de factuur nog niet is betaald. Scheelt jou weer controleren en tijd!

Taken die vaak vergeten worden of fout gaan
Social media posts worden vaak vergeten om te plaatsen, maar er zijn waarschijnlijke vele taken die vaak vergeten worden of fout gaan. Inventariseer wat deze taken zijn en kijk naar een oplossing. Voor taken die vergeten worden volstaat vaak een terugkerende taak in de agenda of een tool die automatisch een actie voor je uitvoert.

Frustrerende taken
Ongetwijfeld heb je ook taken die je frustreren. Of dat nou het maken is van offertes of achter een openstaande factuur gaan is, er zal een programma zijn die je kan helpen met automatiseren. Schrijf voor jezelf op welke taken je frustreren en hoe je dit kunt standaardiseren en automatiseren. In het geval van de offerte helpt wellicht al een template maken die je snel in kunt vullen.

Je bedrijf automatiseren - zapier

 

Je bedrijf automatiseren: 10 Tips

Waar zouden we toch zijn zonder tips? Wij zijn dol op het slimmer inrichten van ons bedrijf, ook omdat we gek zijn op techniek. Hier zijn een aantal van mijn favoriete tips!

 

E-mail

1. Automatische mail versturen naar mensen die zich hebben ingeschreven op je website en follow-ups. Misschien heb je een download op je website staan of dat bezoekers zich kunnen aanmelden voor je nieuwsbrief. Voor deze mensen is het wel zo fijn om na aanmelding direct een mailtje te ontvangen met de download of een bevestiging dat het is gelukt. Je kunt hier natuurlijk nog meer mailtjes achter hangen om zo een hele mailcampagne te maken en deze mensen op te warmen iets van je af te nemen! Dit kan bijvoorbeeld met Mailerlite.

2. Betaalbevestiging en factuur versturen na aankoop. Stel je verkoopt een product op je website, dan is het ideaal als je klant automatisch een betaalbevestiging en de factuur in hun mail ontvangen. Scheelt jou weer werk met een factuur te maken! Dit kan bijvoorbeeld met Moneybird.

 

Agenda

1. Koppel een projectmanagementtool aan je agenda. Ik ben gek op takenlijstjes en dat houd ik dan ook bij in Asana. Ik heb dit aan m’n Google agenda gekoppeld zodat taken met een deadline automatisch in m’n agenda worden gezet. Vind ik zelf heel fijn voor een totaaloverzicht!

2. Afsprakenplanner. Hier ben ik ook zo dol op. Met Calendly kan je verschillende events aanmaken. Zo maak je bijvoorbeeld een event voor een kennismaking. Je koppelt de tool aan je agenda, zegt tussen welke tijden en hoe lang de afspraak mag duren en je verstuurt vervolgens de link naar een contactpersoon. Zo kan diegene zelf een afspraak inplannen in jouw agenda. Nooit meer heen en weer pingpongen dus!

 

Social media

1. Social media berichten inplannen. Wat ik al had beschreven, wij maken meestal elke 2 weken een aantal social media posts. Deze plannen we in via Later. Zo stellen we in dat de berichten automatisch worden geplaatst, dus daar hoeven we niets meer voor te doen!

2. Templates gebruiken. Het is voor je social media natuurlijk heel belangrijk om een consistente uitstraling te hebben. Wij gebruiken Canva om templates te maken. Zo maak je in 1 keer de templates en kan je deze steeds hergebruiken, maar ziet het er toch altijd consistent uit!

 

Administratie

1. Automatische regels. Zeker voor herhalende taken is het fijn om regels in te kunnen stellen. Zo kan je vaak bij een tool voor het registreren van je uren opgeven of je een taak wilt herhalen. Hetzelfde geldt ook met je boekhouding. Als je vaak dezelfde uitgaven hebt wil je deze op dezelfde rubriek kunnen koppelen. Wij gebruiken hiervoor MoneyMonk.

2. Zet tools in om gegevens door te sturen van de ene naar de andere tool. Denk hierbij aan gegevens uit je mailprogramma doorsturen naar je CRM systeem of een nieuwe blog op je website op social media zetten. Een goede tool om dit te doen is Zapier

 

Repetitief uitleggen of instellen 

1. Zet een FAQ op je website met veelgestelde vragen. Als je op een gegeven moment een vraag al 5 keer hebt ontvangen is het wellicht tijd om dit ergens duidelijker neer te zetten. Denk hierbij aan een FAQ op je website of een brochure meesturen.

2. Creëer een template voor projecten die je vaker gaat herhalen of offertes. Als je vaak dezelfde soort projecten doet is het handig om tijd te investeren in het maken van een template voor bijvoorbeeld projectmanagement of offertes. Als je dit eenmaal hebt kan je snel en eenvoudig het bestand erbij pakken en aan de slag. 

Dit waren alle tips over je bedrijf automatiseren en standaardiseren! Ik ben eigenlijk wel benieuwd of jij al bezig bent met je bedrijf slimmer in te richten? Laat het weten!