We hebben allemaal 24 uur per dag, maar soms lijken mensen veel meer voor elkaar te krijgen. Hoe doen ze dat toch?! Door slim om te gaan met hun tijd dankzij een agenda tool!
Dankzij een agenda tool maak je een goed overzicht van je planning en kan je hierdoor dus slimmer omgaan met de tijd die je hebt op een dag. Niet meer zo’n papieren agenda en met een pen je afspraken moeten verplaatsen. Gewoon makkelijk digitaal schuiven in je planning.
Je kunt het jezelf nog makkelijker maken zelfs. Door verschillende agenda tools aan elkaar te koppelen vergeet je nooit meer een afspraak. En had ik al verteld over een programma waarmee anderen een afspraak in jouw agenda kunnen plannen? Ideaal!
Hoe je dat allemaal voor elkaar krijgt lees je in deze blog!
Agenda tool 1: Google Calendar
Misschien wel de meest populaire agenda tool is Google Calendar. Het is gratis van Google als je een gratis Gmail account hebt. Je kunt het in je browser gebruiken of als app op je telefoon.
Ik vind Google Calendar echt de beste agenda tool omdat je meerdere agenda’s eraan kunt koppelen of nieuwe agenda’s kunt aanmaken. Zo heb ik een agenda voor privé afspraken, maar ook een voor werkafspraken. Ik heb ook een agenda met vaste tijdvakken en nationale feestdagen. Daarnaast is ook de agenda van m’n compagnon gekoppeld en ook van mijn takenlijst (Asana). Kortom: ik heb een totaaloverzicht en zal niks meer vergeten.
Google Calendar heeft verschillende weergaves, dus er zit ongetwijfeld iets voor je bij. Ik gebruik zelf altijd het weekoverzicht, maar je kunt ook per dag, maand, jaar, planning of 4 dagen kijken.
Wat ik ook ideaal vind aan Google Calendar is dat zodra je een mail ontvangt op je Gmail met daarin een afspraak, deze afspraak automatisch in je agenda wordt gezet. Als je de afspraak weigert wordt het ook weer automatisch verwijdert. Een half uur voor de afspraak kan je een melding krijgen als je dat wilt van Google Calendar over de afspraak. Zo ben je altijd op tijd!
Een leuke bonus van Google Calendar is dat de agenda tool grappige illustraties toevoegt aan afspraken. Bij een etentje staat er een illustratie van een diner, bij een sportafspraak zie je een illustratie van de sport en als je een locatie hebt toegevoegd zie je Google Maps als afbeelding. Deze illustraties zijn alleen te zien in de app, maar die werkt ook super fijn!
Google Calendar bekijk je hier.
Agenda tool 2: Apple Calendar
Een andere fijne agenda tool is Apple Calendar. Dit is de gratis agenda tool van Apple en is enkel te gebruiken door Apple Gebruikers.
Je kunt de app gebruiken op je laptop of telefoon. Ook deze agenda tool heeft de mogelijkheid om verschillende weergaven te gebruiken. Je hebt dag, week, maand en jaar om tussen te wisselen.
Bij Apple Calendar is het ook mogelijk om meerdere systemen eraan te koppelen zodat je een totaaloverzicht hebt. Ontvang je een nieuwe uitnodiging in je Apple Mail? Dan krijg je direct een melding van de kalender om deze toe te voegen aan je agenda. Ook krijg je vanuit het systeem een melding voor een afspraak. Vergeet dus nooit meer je afspraken!
Apple Calendar bekijk je hier.
Agenda tool 3: Calendly
De laatste agenda tool die in mijn ogen echt niet mag ontbreken is Calendly. Ik ben er zelf een enorme fan van omdat het rompslomp voorkomt van eindeloos heen en weer mailen om een afspraak te maken. Je hoeft enkel de link te sturen en de ander plant een afspraak in jouw agenda in!
In de agenda tool kan je verschillende soorten afspraken maken, zoals een bepaalde kennismaking of coachingsessie. Je bepaalt hoe lang de afspraak duurt en wanneer mensen het kunnen inplannen. Bijvoorbeeld elke dinsdag, woensdagochtend en donderdagmiddag. Ook kan je ervoor kiezen dat er maar 2 afspraken per dag van dezelfde soort kunnen worden ingepland en hoeveel tijd en tussen afspraken moet zitten.
Met Calendly kan je ook nog instellen dat mensen een mail ontvangen van het inplannen, eventueel met een link naar bijvoorbeeld Zoom. Ook kan je automatisch herinneringen laten sturen op een bepaalde tijd voordat de afspraak is.
Heb je alles ingesteld en je agenda gekoppeld aan Calendly? Dan stuur je dus de link naar de persoon die een afspraak met je wilt plannen. Calendly houdt automatisch rekening met de afspraken die al in je agenda staan als je dat hebt gekoppeld. Zo weet je zeker dat de afspraak wordt gepland op een moment dat voor jou werkt!
Echt, gun het jezelf om Calendly te gebruiken. Als je 1 type afspraak wilt maken kan je de agenda tool gratis gebruiken. Ook kun je gratis je agenda en Zoom eraan koppelen en de automatische mail na het inplannen laten sturen. Wil je meer koppelingen kunnen leggen of meer soorten afspraken aanmaken? Dan kan je vanaf een paar euro al gebruik maken van de vele mogelijkheden!
Calendly bekijk je hier.
En nu?
Wil jij ook efficiënt omgaan met je tijd en alles uit je agenda halen? Gebruik dan een van deze agenda tools! Google Calendar en Apple Calendar helpen je gratis een goed overzicht te maken van je agenda. Met Calendly kan je anderen heel eenvoudig een afspraak in jouw agenda laten plaatsen. Wat zou je nog moeilijk doen?!
Ik ben wel benieuwd: welke agenda tool gebruik jij nu?